L’archivio elettronico è paragonabile ad un armadio di un ufficio. Al suo interno sono custoditi i faldoni/raccoglitori che a loro volta contengono i documenti archiviati. Ogni ufficio o settore di un’azienda archivia i propri documenti nei propri armadi. Allo stesso modo l’archivio elettronico custodisce i raccoglitori contenenti i documenti archiviati e identifica il settore a cui appartengono (ufficio amministrazione, ufficio acquisti, ufficio tecnico ecc. ecc.).

1. La maggior parte degli applicativi moderni ha un modulo che archivia i documenti generati o gestiti da quella specifica applicazione (il software gestionale per le fatt. clienti, il software paghe per i cedolini paghe, il software disegno elettronico Cad per i disegni ecc)

!!! ATTENZIONE QUESTO NON E’ L’ ARCHIVIO ELETTRONICO!!!!

L’archivio elettronico deve accogliere informazioni di tutti i tipi e provenienti da origini diverse, quindi deve essere un software autonomo ed indipendente dagli applicativi che originano i documenti. Esattamente il contrario di un modulo dell’applicativo.

Inoltre l’a.e. permette operatività che i “moduli di archiviazione” non hanno per esempio :

• Graffettare insieme i documenti,

• Fascicolare le varie tipologie di documenti per attività, polizza, progetto, cartella clinica,

• Protocollarli,

• Consultarli in remoto via intranet ed internet ed anche inserirli sempre da remoto,

• 5 livelli di sicurezza, importantissima perché parliamo del nostro passato, presente e futuro,

• Ma soprattutto applicare UNA SOLA VOLTA la Sostitutività Legale ad una pluralità di documenti in contemporanea (unico responsabile, unico manuale, una dichiarazione, unica operatività di marche temporali, firme digitali ecc).

2.