Inalterabilità dei documenti: niente documenti illeggibili da carta chimica, niente più documenti sbiaditi, strappati o macchiati. Il documento digitale rimane nel tempo uguale all'originale

Integrazione multimediale dei dati: informazione più completa, più immediata e meglio fruibile, ogni documento è collegato a tutti gli altri documenti che lo riguardano

Miglioramento dell' immagine aziendale: risposte sempre pronte e certe, in tempo reale

Archiviazione dei documenti a norma di legge con conseguente eliminazione della carta. Le recenti normative in materia di documento informatico hanno reso possibile la sostituzione del documento cartaceo con il meno ingombrante documento elettronico.

Notevole riduzione degli spazi dedicati all'archivio e recupero degli stessi : migliaia di documenti possono essere riversati in un piccolo disco fisso o un CD-ROM, senza alcuna perdita di informazioni, liberando spazi in generale, Il posto occupato dall’archivio tradizionale, potrà essere riutilizzato per altre attività ben più redditizie quali uffici nuovi, sale riunioni, sale attesa, mense aziendali, magazzini per materiali quotidiani ecc. ecc.).

Costi di gestione ridotti al minimo. Un semplice computer e un addetto non specializzato possono essere sufficienti per gestire quantità incredibili di documenti.

Riduzione del complesso e macchinoso meccanismo delle fotocopie da distribuire alle varie unità aziendali, in quanto in tempo reale chiunque potrà consultare a video e dal proprio posto di lavoro tutti gli archivi aziendali .

Reperibilità immediata dei documenti. Basta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il documento cercato, niente più smarrimento ed introvabilità del documento.

Riservatezza e sicurezza degli archivi. I documenti ed i dati ad essi associati non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo alle persone autorizzate.

Facile e veloce trasmissione dei documenti sia in locale che in remoto, senza il bisogno di trovare, fotocopiare il documento ed inviarlo.

Condivisione degli archivi. Lo stesso documento può essere consultato da più persone contemporaneamente senza passaggio di carte da una scrivania all'altra, ma condivisione totale ed immediata.

Esistendo la possibilità di consultazione degli archivi tramite internet, possiamo dare la possibilità all’esterno in generale, di consultare direttamente, senza intralciare il lavoro di nessuno, gli archivi che si deciderà di pubblicare.