Indicizzare significa creare un indice di parole significative provenienti da un insieme di informazioni più dettagliate, proprio come l'indice di un libro, il quale è composto dai titoli dei paragrafi. Attraverso l'indice risulta molto più veloce cercare l'argomento desiderato e senza di questo bisognerebbe leggere tutto il libro prima di trovarlo.

Quando l'insieme delle informazioni da indicizzare è costituito da immagini biosogna affidarsi ai metadata ossia delle parole chiave che non sono intrinseche del documento ma devono essere associate ad esso con un operazione manuale o semi-automatica.

Nel campo dell'archiviazione elettronica l'operazione di indicizzazione è quella procedura che consente di creare un indice prelevando le parole chiave dai metadata delle immagini dei documenti.

Quindi per permettere l'indicizzazione dell'immagine di un documento bisogna prima di tutto compilare i metadata o chiavi di ricerca che diventeranno parte integrante del documento elettronico e identificheranno per sempre quel documento. A questo punto il software di archiviazione elettronica potrà creare un indice di parole sul quale è possibile fare delle ricerche senza dover guardare le immagini dei documenti una per volta.

Con ArchiBox questi campi chiamati anche chiavi o metadati, possono essere compilati ed applicati in maniera manuale o in modalità automatica tramite le integrazioni. Utilizzando questi metadati, l’utente potrà effettuare ricerche complesse, avendo la certezza del ritrovamento in tempo reale del documento ricercato. I campi o chiavi potranno poi essere “incrociati” tra di loro per effettuare selezioni specifiche ed eventualmente dedurne dei report. Con ArchiBox ogni documento inserito viene archiviato con le rispettive chiavi di ricerca dando la possibilita di poter reperire in tempo reale dei documenti aziendali.