Il processo di conservazione sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Il processo di conservazione è in generale successivo all’eventuale archiviazione elettronica (Note esplicative Deliberazione CNIPAnr11/2004del 19 febbraio 2004). A seguito della procedura di conservazione sostitutiva è possibile liberarsi della copia cartacea.
I vantaggi
La conservazione sostitutiva porta dei notevoli vantaggi all'azienda, tali vantaggi sono immediatamente percepibili:
semplificazione delle procedure amministrative;
aumento della produttività del personale;
risparmi diretti sull'affitto di locali di stoccaggio e sull'acquisto di carta;
risparmi indiretti che riguardano la sicurezza dei documenti e la drastica riduzione dei tempi di ricerca e recupero dei documenti;
nessun investimento iniziale, con Archibox puoi iniare da subito con la conservazione sostitutiva senza.
La conservazione sostitutiva a piccoli canoni mensili
ArchiBox è il rivoluzionario servizio di archiviazione elettronica che include già tutte le operatività necessarie ad effettuare una corretta conservazione sostitutiva. Un sistema semplice, veloce ed intuitivo gestito completamente attraverso i software per la firma digitale con i quali ArchiBox si integra perfettamente. Attraveso Archibox il risparmio è immediato perchè attraverso il piccolo canone mensile l'azienda incomincia da subito la gestione della conservazione sostitutiva senza dover investire grosse somme.
"Conservazione sostitutiva" significa letteralmente "sostituire i documenti cartacei, con l'equivalente documento in formato digitale" la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale:
la firma digitale è un tipo di firma elettronica che si appone ai documenti informatici proprio come come la firma autografa viene apposta ai documenti cartacei tradizionali;
la marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l'effettivo avvenimento di un certo evento.
L'associazione tra la firma digitale e la marca temporale permette di dare la paternità al documento informatico e di renderlo immodificabile e dotato di una data certa.
Attraverso la validazione temporale si attesta ai fini legali il momento temporale in cui un documento viene formato. Questo procedimento da una validità al documento simile a quella che si avrebbe con il timbro postale (chiamato anche "data certa"). Il sistema di conservazione sostitutiva garantisce che i documenti prodotti siano a norma e ne attribuisce il valore giuridico attraverso la firma digitale e la validazione temporale.
La Conservazione Sostitutiva prevede due indirizzi:
emissione diretta di documenti in formato digitale (ad esempio PDF) senza stampare più documenti cartacei;
dematerializzazione dei vecchi documenti che sono stati precedentemente stampati.
I vantaggi e relativi risparmi che produce sono elevati per qualsiasi attività economica e resta uno degli obiettivi primari per chiunque inizi ad archiviare elettronicamente i propri documenti.
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