L'archivio elettronico è un sofware o programma paragonabile all'armadio di un ufficio. Al suo interno sono custoditi i faldoni/raccoglitori che a loro volta contengono i documenti archiviati. Ogni ufficio o settore di un’azienda archivia i propri documenti nei propri armadi. Allo stesso modo l’archivio elettronico custodisce i raccoglitori contenenti i documenti archiviati e identifica il settore a cui appartengono (ufficio amministrazione, ufficio acquisti, ufficio tecnico ecc. ecc.).

La maggior parte degli applicativi moderni ha un modulo che archivia i documenti generati o gestiti da quella specifica applicazione (il software gestionale per le fatt. clienti, il software paghe per i cedolini paghe, il software disegno elettronico Cad per i disegni ecc)

!!! ATTENZIONE QUESTO NON E’ L’ ARCHIVIO ELETTRONICO!!!!

L’archivio elettronico deve accogliere documenti di tutti i tipi e provenienti da origini diverse, deve quindi essere un software autonomo ed indipendente dagli applicativi che originano i documenti. Esattamente il contrario di un modulo dell’applicativo. Leggi maggiori informazioni su ArchiBox: il rivoluzionario sistema di archiviazione elettronica

AchiBox è un archivio elettronico permette quell'operatività che i “moduli di archiviazione” non hanno per esempio:

• graffettare insieme i documenti;

• fascicolare le varie tipologie di documenti per attività, polizza, progetto, cartella clinica;

• protocollarli;

• consultarli in remoto via intranet ed internet ed anche inserirli sempre da remoto;

• 5 livelli di sicurezza, importantissima perché parliamo del nostro passato, presente e futuro; Cosa sono i cinque livelli di sicurezza?

• ma soprattutto applicare UNA SOLA VOLTA la Sostitutività Legale ad una pluralità di documenti in contemporanea (unico responsabile, unico manuale, una dichiarazione, unica operatività di marche temporali, firme digitali ecc). Cos'è la conservazione sostitutiva?