L'archiviazione elettronica dei documenti è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto informatico, di documenti cartacei e scansionati o nativi informatici.

Archiviare elettronicamente i documenti significa produrre, gestire e utilizzare files informatici e non più carta. Da cui una lenta, ma inesorabile, eliminazione dei raccoglitori cartacei, degli scatoloni di stoccaggio, degli spazi polverosi in cui accatastiamo ora l’archivio.

L'archiviazione elettronica è uno strumento che permette di operare sui documenti in due modi: digitalizzare il vecchio archivio cartaceo e incominciare fin da subito ad emettere i nuovi documenti in formato elettronico. La legalità dell'emissione di questi ultimi viene garantita dalla firma digitale e dalla marca temporale, solo in questo caso si può parlare di conservazione sostitutiva, cioè quell'operazione che permette di non dover più conservare la carta.

Inserire l’archiviazione, la gestione elettronica dei documenti e la loro conservazione sostitutiva, nell’ambiente di lavoro, vuol dire solamente: “utilizzare strumenti informatici per fare quello che fai tutti i giorni, senza cambiare la minima operatività” con tutti i vantaggi che l'archiviazione elettronica comporta.

Utilizzare l'archiviazione elettronica vuol dire sicuramente :

• fare meglio evitando gli errori di registrazione,
• fare prima minimizzando il tempo per l'archiviazione e le ricerche,
• avere la sicurezza sull’informazione che con il cartaceo non ci sono (ognuno avrà i propri permessi di accesso all’archivio e relativa tracciabilità operativa),
• sfruttare la consultazione per più campi di ricerca (con il cartaceo sono al massimo una o due: anagrafico o progressivo numerico),
• poter consultazione da remoto dei documenti,
• utilizzare l’aggregazione delle informazioni in vari modi, per avere sempre il 360° d’informazione (graffetta informatica e fascicolazione),
• poter protocollare i documenti in entrata ed in uscita,

In definitiva gli orizzonti operativi sono molteplici, permettendo una vera gestione dell’informazione a 360° ed in TEMPO REALE.

ArchiBox permette tutto questo a piccoli passi e a piccoli canoni. Nessun vincolo per l'utente, nessuna durata minima in entrata o penali in uscita. Se la soluzione non è di gradimento del cliente, verrà restituita, altrimenti, solo a seguito di completa soddisfazione, si potrà procedere ad implementare il progetto.

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