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19 luglio 2018

Adeguare l’amministrazione alla Fattura Elettronica

In vista dell’obbligo del 1 gennaio 2019 occorre iniziare l’adeguamento dell’amministrazione alla fatturazione elettronica.

Se non l’hai ancora fatto, occorre iniziare a predisporre le procedure interne all’amministrazione e a preparare il personale per arrivare preparati il 1 gennaio 2019.
Questa data segna l’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati.

Ciò significa anche scegliere ed adottare (sconsigliata la PEC) il servizio di fatturazione elettronica e conservazione digitale affinchè, dall’inizio del nuovo anno in poi, la tua organizzazione sia pronta ad adempiere con tempestività e precisione alle nuove disposizioni.

Qualsiasi Partita IVA che continuerà ad utilizzare, dopo il 1 Gennaio, il formato cartaceo sarà considerata un evasore fiscali a tutti gli effetti.

ADEGUAMENTO DELL’AMMINISTRAZIONE ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Scelta del canale di trasmissione
I canali utilizzabili sono diversi, ma non tutti ottimali (Esempio: PEC, FTP, invio tramite web, SDI COOP).
Consigliamo quelli in grado di inviare e ricevere i documenti dialogando direttamente con lo SDI al fine di gestire anche i diversi messaggi.

L’uso di servizi appartenenti ad Intermediari come Archivist che dispongono di un canale accreditato verso lo SdI permetterà all’amministrazione di avere fin da subito la possibilità di inviare e ricevere e-Fatture in completa autonomia.

Scelta del servizio di fatturazione elettronica
Il prodotto più adatto all’amministrazione per l’uso della e-Fattura è quello che detiene tutte le funzioni necessarie per gestire tutto il ciclo digitalmente. Occorre quindi scegliere una soluzione completa.

Si parla naturalmente di fatturazione attiva e passiva e conservazione digitale: il programma in questione deve non soltanto creare ed inviare le e-Fatture, ma anche riceverle e conservarle.
(Ricordiamo che la conservazione è obbligatoria per 10 anni ed è sconsigliato l’uso del servizio dell’Agenzia delle Entrate.)

Per continuare ad operare utilizzando il proprio gestionale è possibile, per i servizi che detengono questa funzione, effettuare un’integrazione tra software e servizio di fatturazione elettronica.

Comunicare il Codice Destinatario ai fornitori
Contestualmente alla scelta del canale è necessario fare richiesta del proprio Codice Destinatario, identificativo univoco per ogni Partita IVA.
Viceversa, occorre aggiornare le anagrafiche con tutti i codici dei propri clienti.

Avere un database completo, anche prima di gennaio 2019, aiuterà nella velocizzazione dell’invio e ricezione delle fatture elettroniche senza “mettere sotto pressione” l’amministrazione.
Consigliamo anche il controllo delle anagrafiche perchè gli errori non supereranno il controllo sintattico del Sistema di Interscambio. (Esempio: codice fiscale o Partita IVA errati)

Adeguamento dell’amministrazione prima dell’obbligo
Consigliamo non solo di effettuare la scelta del canale e, quindi, del servizio prima del 1 gennaio 2019, ma anche di iniziare quanto prima a farne uso.

Adeguare l’amministrazione alla fatturazione elettronica può essere semplice se il software prescelto è completo ed ottimale, ma arrivare ben preparati al debutto della e-Fattura risparmierà problemi o rallentamenti che ci saranno sicuramente per tutte le organizzazioni non pronte a causa della grande cambiamento che si prospetterà.

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