Stronchiamo subito qualsiasi dubbio: le fatture elettroniche non si archiviano, ma si conservano.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE NON SONO LA STESSA COSA

Per legge, ogni e-Fattura deve essere conservata digitalmente per 10 anni. Se vuoi sapere perchè e quali sono le sanzioni legate alla mancata conservazione, leggi l’articolo “Cosa succede se non si conserva una Fattura Elettronica?“.
La conservazione da valore legale e probatorio al documento e lo rende valido nel tempo, a patto che venga processato secondo un iter ben preciso secondo. Il principale riferimento normativo è il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23/01/2004.

L’archiviazione della fattura elettronica, invece, non è altro che la registrazione del file su un supporto informatico: tale procedura, quindi, non da nessun valore alle tue fatture, tanto meno a partire dal 1 Gennaio 2019, data in cui il cartaceo non avrà più valore.

COME AVVIENE LA CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Dato che non è più sensato parlare di archiviazione delle fatture elettroniche, ti spieghiamo come effettuare la conservazione e che cosa occorre.

Il processo di conservazione digitale:

Firma digitale
Su ogni fattura deve essere apposta una firma digitale ed il riferimento temporale. Ciò garantisce autenticità e integrità al documento.

Estrazione dei metadati
Sul file in attesa di essere conservato viene associato un insieme di metadati (Nome, Cognome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA, Data) che lo rendono facilmente consultabile in caso di verifiche.

Pacchetto di versamento
Il pacchetto di versamento è un insieme di dati da conservare e la fattura verrà inserita nel pacchetto.

Produzione del Pacchetto di Archiviazione con Firma Digitale e Marca Temporale
I pacchetti di versamento vengono inseriti definitivamente in pacchetti di archiviazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta. In tale fase vengono apposte firma digitale e marca temporale. Quest’ultima definisce la fine del processo di conservazione digitale.

La conservazione deve essere effettuata annualmente entro 3 mesi  dalla presentazione della dichiarazione dei redditi (30 settembre) entro il termine ultimo del 31 dicembre dell’anno successivo.

QUALE SERVIZIO DI CONSERVAZIONE SCEGLIERE

Il processo sembra lungo e complesso, ma esistono diversi software che, automaticamente, eseguono tutti i passaggi sopra elencati.
Per la fatturazione elettronica tra privati, inoltre, non serve necessariamente un Conservatore Accreditato.

Ti sconsigliamo di utilizzare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate e, invece, per velocizzare tutte le procedure e renderle sicure, ti invitiamo a dotarti di un servizio che disponga sia della funzione di fatturazione elettronica che della conservazione digitale.
Attenzione però: sul mercato ne esistono diversi, ma non tutti sono completi. Spesso le funzioni di creazione dell’XML, invio o ricezione delle e-Fatture e conservazione delle stesse non sono tutte comprese nel servizio stesso, ma devono essere acquistate separatamente e con un sovrapprezzo.

Se sei alla ricerca di una soluzione completa e personalizzabile, ti consigliamo ArchiSMALL, la migliore offerta per la fattura elettronica.