La conservazione digitale è un processo che garantisce l’accessibilità, l’utilizzabilità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo dando loro valore legale tanto quanto un documento cartaceo.
Per le fatture elettroniche è bene ricordare che dal 1 Gennaio 2019 non sarà più possibile fare riferimento ai documenti fisici perchè il processo di fatturazione e conservazione dovrà essere totalmente dematerializzato secondo l’obbligatorietà della Legge di Bilancio 2018.

COS’È UN CONSERVATORE

La conservazione delle fatture elettroniche può essere effettuata internamente all’azienda o essere esternalizzata presso un soggetto esterno autorizzato.

Nel primo caso la responsabilità della conservazione digitale dei documenti sarà del “Responsabile della Conservazione” designato internamente all’organizzazione, nel secondo caso, invece, si parlerà di “Conservatore“. (Sconsigliamo il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.)

Il Conservatore è un soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione digitale in possesso dei requisiti in termini di qualità e di sicurezza.

Oltre all’identificazione del responsabile, il processo di conservazione a norma prevede la redazione di un Manuale della Conservazione.

CONSERVAZIONE FATTURE ELETTRONICHE

La conservazione digitale delle fatture elettroniche è un obbligo.
Una descrizione del processo di conservazione è riportata nell’articolo 9 del DPCM 3 dicembre 2013, qui di seguito vengono elencati i principali step da seguire:

1 – Firma Digitale
Su ogni file occorre sia apposta una firma elettronica quantificata, cioè una firma digitale, con il relativo riferimento temporale.
Ciò garantisce autenticità ed integrità.

2 – Estrazione dei metadati
Ad ogni file memorizzato viene associata una serie di metadati obbligatori al fine di rendere agevole la consultazione dell’archivio fiscale. Essi sono 6: Nome, Cognome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA, Data.
L’estrazione e l’evidenza dei dati viene definita metadatazione.

3 – Produzione del pacchetto di versamento
Esso è un insieme di dati che deve essere portato in conservazione.
Ogni singola fattura viene inserita nel pacchetto di versamento. Quest’ultimo può raggruppare anche più Fatture: per esempio, tutte quelle ricevute in un determinato arco temporale

4 – Produzione del Pacchetto di Archiviazione con Firma Digitale e Marca Temporale
I pacchetti di versamento devono essere tramutati in pacchetti di conservazione entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d’imposta.
Ciò avviene con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale. Quest’ultima stabilisce il momento in cui si conclude il processo di Conservazione Digitale. I documenti non saranno più modificabili.
Nell’allegato 4 vengono riportate specifiche per la gestione dei pacchetti di versamento.

Il processo di conservazione delle fatture è concluso. Il pacchetto di archiviazione deve essere mantenuto secondo le durata prevista dalla normativa, ovvero 10 anni per le e-Fatture.

Se ti interessa sapere quali sono le conseguenze della mancata Conservazione Digitale della fattura, ti consigliamo di leggere questo articolo: “Cosa succede se non si conserva una Fattura Elettronica?”

IL CONSERVATORE ACCREDITATO

Il conservatore accreditato è colui che detiene la certificazione di conformità all’art. 29 CAD/dei conservatori accreditati.
Questo soggetto ha ottenuto una valutazione positiva di conformità del proprio sistema di conservazione ai nuovi requisiti tecnici organizzativi individuati da AgID. Tale valutazione deve essere rilasciata esclusivamente da un ente di certificazione accreditato ad Accredia (Ente Italiano di Accreditamento).

Tale accreditamento non è altro che un’ulteriore certificazione della conformità in materia di conservazione digitale che già altri conservatori detengono ed è una condizione richiesta solo nel caso in cui la conservazione avvenga per conto della Pubblica Amministrazione.
Un cliente, quindi, è libero di fare riferimento a qualsiasi soggetto, accreditato o meno.

L’accreditamento è quindi una condizione non necessaria perchè un soggetto possa farsi carico del titolo di “Conservatore” per un cliente privato.