Gestione DocumentaleDMS: uno strumento necessario per la tua azienda | Archivist

16 Aprile 2019

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Scopriamo perchè hai assolutamente bisogno di un DMS

Il DMS è assolutamente necessario per qualunque azienda, scopriamo il perchè

Una corretta gestione dei documenti è fondamentale all’interno di un’azienda perchè consente di ottimizzare i tempi di lavoro.
Molte aziende, però, ancora oggi non usufruiscono di sistemi digitali in grado di catalogare facilmente e velocemente i propri documenti continuando a preferire i vecchi archivi cartacei.

Un DMS, oggigiorno, è essenziale indipendentemente dalla grandezza dell’azienda nella quale si lavora e vedremo il perchè.

Partiamo con il capire che cos'è un DMS

Per DMS si intende un software in grado di gestire e scambiare documenti, permettendoti, inoltre, di archiviare e scansionare tutti i tuoi documenti in formato elettronico e cartaceo. Tutto questo viene ovviamente catalogato in base agli algoritmi con i quali è stato costruito il DMS che deciderai di acquistare per la tua azienda.

E’ possibile anche creare un workflow che consente alle informazioni di essere recapitate automaticamente ai diretti interessati.

Il Gestionale (DMS), solitamente, viene installato in-house ovvero direttamente in azienda su di un server aziendale dando la possibilità di settarlo in base alle proprie esigenze.

Se il tuo obiettivo attuale è quello di dematerializzare i tuoi documenti cartacei andando a migliorare le performance della tua azienda, l’unico strumento che può darti una mano è proprio il Document Management System (DMS).

Per evitare sprechi di tempo e costi (gestione carta) puoi usufruire di un software di archiviazione, con numerosi vantaggi come maggiore spazio per il tuo ufficio e la possibilità di avere migliaia di documenti salvati in una chiavetta USB. Un altro aspetto fondamentale da tenere in considerazione è la sicurezza che migliorerà in quanto ogni dipendente potrà accedeere solo ai file che gli competono.

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