Sul mercato, attualmente, è disponibile un’ampia gamma di prodotti che consentono lo scambio e l’archiviazione dei documenti elettronici aziendali. Non tutti, però, permettono la gestione del ciclo di vita del documento con lo scopo di preservarne l’integrità ed il valore probatorio.

I sistemi DMS (Document Management System) hanno fatto grossi passi avanti sia per quanto riguarda l’interfaccia e l’usabilità sia per la catalogazione dei documenti ed i workflow ma tutto ciò deve essere unito ad un efficace conservazione dei documenti elettronici totalmente a norma.

Bisogna tenere in considerazione che un sistema di gestione documentale efficiente deve poter permettere la creazione di documenti digitali originali fornendo una protezione che sia a norma rispetto agli standard richiesti ed ai vincoli normativi in vigore.

La costante evoluzione in campo tecnico e normativo, però, rende difficoltosa l’essere costantemente conformi per ciò che riguarda l’archiviazione elettronica, il vantaggio nello scegliere un servizio che sia in grado di rispondere a questo standard di conformità potrà garantire una maggiore elasticità ed interoperabilità tra altre soluzioni.

Se vuoi essere sicuro di scegliere il DMS più adatto alle tue esigenze dovresti saper rispondere alle seguenti domande:

1 – I documenti fiscali vengono conservati a norma come previsto dalla normativa?

2 – Il provider che mi sta fornendo il servizio è un Certificatore Accreditato?

3 – L’integrità dei documenti viene preservata durante l’intero ciclo di vita?

4 – La soluzione che ho scelto è sufficientemente scalabile per supportare la crescita del business aziendale ampliando numero e tipologia dei documenti trattati?

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