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6 Giu 2018

Fattura Elettronica come funziona in 10 consigli

Fatturazione Elettronica come funziona in 10 best practices per capire come farla diventare quotidianità in azienda utilizzando le migliori soluzioni digitali

Fatturazione elettronica, come funziona? La risposta a questo quesito, ultimamente, è tra le più ricercate nella rete.

Ormai è noto il fatto che la fattura elettronica tra privati e verso i consumatori debutterà ufficialmente il 1 Gennaio 2019, anzi, addirittura ci sarà un’anticipazione della svolta epocale già questo 1 Luglio e senza proroghe. In tale data i distributori di carburante per motori e i subappaltatori nell’ambito pubblico dovranno creare ed inviare la e-Fattura.

Nuove regole operative dell’Agenzia delle Entrate sono state recentemente pubblicate in diversi provvedimenti, ciò rafforza ancora di più il concetto che nessuna proroga o “doppio regime” verranno presi in considerazione. Dal 1 Gennaio 2019 ogni fattura non elettronica, cioè non in formato XML, non esisterà ed in quel caso si potrà essere considerati evasori fiscali a tutti gli effetti!

Ricordiamo che l’adeguamento è supportato ed incoraggiato da incentivi da parte del Governo anche in ottica della costruzione di un Mercato Digitale Unico, della lotta all’evasione fiscale e per evitare l’aumento dell’IVA richiesto dall’Unione Europea.

L’articolo, attraverso 10 pratici consigli e delucidazioni rispetto alle novità, da risalto alle informazioni basilari sulla fatidica data di scadenza e su come adeguarsi al fine di capire in dettaglio come funziona la fattura elettronica e come farla “entrare” in azienda senza ostacoli. La e-Fattura, infatti, dovrebbe diventareparte dell’ordinaria amministrazione.

Per capire come funziona la fattura elettronica occorre, prima di tutto, ricordare che questa procedura non è nè difficile nè costosa, soprattutto se si dispone del servizio digitale adeguato.
I benefici, infatti, per chi emette più di 3000 fatture all’anno si concretizza in un risparmio che si aggira tra i 7,5€ ed gli 11,5€. Per le realtà che ne emettono meno di quel numero, il beneficio si attesta intorno agli 1,8€ e i 3,7€.
Flussi ordinati, informazioni dettagliate, automazione, velocità ed efficienza sono altri vantaggi legati alla digitalizzazione del ciclo di fatturazione.

Dunque, oltre alla scelta della soluzione digitale ottimale, serve tramutare quanto prima la fatturazione elettronica in quotidianità e per farlo abbiamo elencato 10 tra le più interessanti informazioni per capire come funziona la fatturazione elettronica.

1 – DATA DI EMISSIONE E CONSEGNA

Per capire come funziona la fatturazione elettronica occorre innanzitutto chiarire come vengano identificate data di emissione e di consegna del documento elettronico.

Secondo il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del del 30 Aprile:

Data emissione –> è presente nella e-Fattura stessa nel campo <DATA> della sezione DATI GENERALI.

Data ricezione –> è attestata al destinatario mediante i canali telematici di ricezione quali PEC, web services, FTP. Le eccezioni riguardano il consumatore finale, i soggetti IVA in regime di vantaggio, forfettario, o i produttori agricoli: la data di ricezione sarà la “data di messa a disposizione” della fattura nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate o altrimenti detta “cassetta fiscale”. Se il recapito non è fattibile la data di ricezione sarà quella di presa visione nel cassetto fiscale.

2 – CANALI DI TRASMISSIONE

La fattura elettronica si può trasmettere attraverso PEC, web service, sistemi di trasmissione basati su FTP o software dell’Agenzia delle Entrate.

Sono consigliati i canali in grado di gestire l’intero ciclo di fatturazione digitalmente e che siano in grado di conservare a norma i documenti. Inoltre le soluzioni più complete possono effettuare preventivamente ed in automatico i controlli.
In caso di utilizzo di questa tipologia di soluzione viene assegnato un Codice Destinatario al possessore del servizio in questione. Esso è numerico, di 7 cifre, ed univoco.

Lo SdI controlla ogni fattura elettronica ricevuta e in caso di errori, entro 5 giorni, invia un “ricevuta di scarto” al mittente e il documento viene considerato non emesso. Essa deve essere corretta ed inviata nuovamente in 5 giorni.
In caso di controllo positivo viene invece inviata una “ricevuta di consegna“.

3 – CANALI DI RICEZIONE

Al fine di ricevere fatture elettroniche occorre specificare un indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario).

La trasmissione e la ricezione possono essere eseguite da intermediari e, in questo caso, il codice destinatario di riferimento sarà il loro.

4 – E-FATTURA NON CONSEGNATA

In caso di errori tecnici non riconducibili allo SdI, quest’ultimo rende disponibile al cliente la fattura elettronica nella sua area riservata (sul sito dell’Agenzia delle Entrate). Inoltre, il Sistema di Interscambio informa il fornitore di tale errore ed il mittente è quindi tenuto a comunicare tale inconveniente al cliente tramite mezzi differenti dallo SdI.

Prevedere una canale di comunicazione parallelo in anticipo è quindi la scelta ottimale al fine di non trovare ostacoli nel momento stesso della mancata consegna della fattura elettronica.
Il canale può essere qualsiasi purchè sia tracciabile dato che la data di ricezione coincide con il momento di presa visione da parte del cliente sul portale dell’AdE.

5 – UTILIZZO DEI CANALI EDI

Dal 1 Gennaio 2019 solo la fattura elettronica avrà valenza verso l’Agenzia delle Entrate, ma la legge lascia piena libertà nella registrazione in contabilità dei flussi da canali EDI. Il processo di trasferimento dati tramite l’Electronic Data Interchange potrà essere mantenuto.

6 – FATTURA ELETTRONICA VERSO I CONSUMATORI

Le e-Fatture che li riguarderanno saranno a loro disposizione nel cassetto fiscale sul suto dell’AdE e l’emittente dovrà anche mettere a disposizione una copia della fattura in formato elettronico o cartaceo.

7 – IMPRESE ESONERATE

Tali organizzazioni avranno sicuramente come fornitori imprese non esonerate dall’obbligo di fatturazione elettronica, quindi dovranno comunque attrezzarsi almeno per ricevere le e-Fatture.

8 – IL CARTACEO NON HA PIÙ VALORE

Nessun valore legale e quindi probatorio per le fatture non elettroniche cioè non in formato XML e conservate digitalmente a norma  secondo le disposizioni DMEF 17/6/2014 e DPCM 3/12/2013.
Il consiglio è, infatti, scegliere servizi che integrino la funzione di conservazione.

Qui potrete trovare un esempio di fattura elettronica in formato XML.

9 – PDF COME COPIA DI CORTESIA

La fattura in formato XML sarà l’unica rilevante ai fini fiscali e civili, ma per “esigenze di leggibilità” si potrà inviare anche una versione PDF via email al cliente. Il cartaceo non ha valore.

10 – FATTURA ELETTRONICA ERRATA

Nel caso in cui la fattura sia cartacea è buona norma sollecitare al fornitore l’invio del formato elettronico.
Se invece è errata nei contenuti, dato che quando viene ricevuta è già stata dichiarata emessa dallo SdI, occorre procedere con note di credito/debito.

Queste 10 sono le più significative novità per capire come funziona la fattura elettronica e come introdurla naturalmente in azienda.
Come anticipato, la scelta migliore è adeguarsi quanto prima onde evitare confusione ed ostacoli a ridosso del 1 Gennaio 2019: da quel momento ogni fattura non elettronica non esisterà e in quel caso la vostra organizzazione starà evadendo fiscalmente.
Inoltre, meglio avvalersi di un servizio che gestisca l’intero dico di fatturazione (Creazione, invio, ricezione e conservazione dell’XML.) e che disponga delle funzioni di firma digitale e marcatura temporale automatiche e massive.

Per avere ulteriori informazioni sulla fattura elettronica e come funziona, ti consigliamo di iscriverti alla nostra newsletter, ricca di novità ed eventi inerenti la e-Fattura!

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