La fatturazione elettronica, attualmente necessaria verso la PA, è un processo digitale che diventerà, a breve, obbligatorio anche tra privati (B2B).
Nonostante l’esperienza pregressa connessa con l’invio di fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, rimangono ancora diversi dubbi rispetto ad alcuni concetti.
FIRMA DIGITALE E FIRMA ELETTRONICA
La firma digitale, da apporre obbligatoriamente sulla fattura in formato elettronico, è un tipo di firma elettronica avanzata basata su chiavi crittografate, una privata (appartenente al titolare della firma) ed una pubblica (necessaria al destinatario). Essa permette di identificare inequivocabilmente la provenienza e l’integrità del documento, rendendolo cioè assolutamente autentico.
La firma elettronica semplice è una metodologia che identifica chi sta compiendo un’operazione, ma lega i documenti ad uno pseudonimo più che ad un reale firmatario. Maggiormente affidabile è la Firma Elettronica Avanzata (FEA) che garantisce una connessione univoca al firmatario.
CONSERVAZIONE DIGITALE ED ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
La conservazione digitale o sostitutiva è la procedura a norma di legge che permette di conservare a norma (secondo le regole tecniche del DPCM, 3/12/13) un documento. Tale processo permette non solo la possibilità di evitare la stampa della documentazione ma ne garantisce anche il valore legale.
La Fattura Elettronica deve essere conservata per 10 anni.
L’archiviazione documentale offre la possibilità di memorizzazione dei file su supporto informatico permettendo l’ordine, la ricerca e l’organizzazione di tali elementi.
Archiviare un file o documento non coincide, quindi, con la sua conservazione digitale.
INVIO DATI FATTURA E INVIO FATTURA
L’invio dei dati fattura, conosciuto come Spesometro, obbligatorio per enti ed aziende italiane nei rapporti con il fisco, consiste nell’inoltro delle informazioni di riepilogo rispetto alle fatture attive e passive.
L’invio di una fattura elettronica, invece, si identifica con la trasmissione di singoli documenti (formato XML) al Sistema di Interscambio (SDI) con il vantaggio di una memorizzazione automatica da parte di quest’ultimo dei metadati ad essa legati. Non occorrerà più, quindi, che essi vengano inseriti nello Spesometro.
Con ArchiSMALL la firma digitale sulle fatture elettroniche che crei e invii viene automaticamente applicata da Archivist in qualità di intermediario senza alcun costo aggiuntivo al canone del servizio.
