Con la fatturazione elettronica tra privati, che diventerà obbligatoria a partire dal 1 gennaio 2019, mutano anche le modalità e gli obblighi di conservazione e comunicazione dei dati al fisco.

FATTURA ELETTRONICA NON CONSERVATA, COSA ACCADE?

Prima di tutto, ti informiamo che una fattura elettronica deve essere conservata digitalmente ovvero secondo processi ben definiti per 10 anni. Per quale motivo?
Principalmente per due cause: leggi statali e necessità organizzative.

Se desideri maggiori informazioni sulle modalità pratiche di conservazione delle fatture elettroniche, ti consigliamo di leggere l’articolo “Come conservare digitalmente la fattura elettronica“.

La conservazione dei documenti deve essere effettuata annualmente entro 3 mesi  dalla presentazione della dichiarazione dei redditi (30 settembre) entro il termine ultimo del 31 dicembre dell’anno successivo.
La mancata conservazione digitale è sanzionabile come la mancata esibizione dei libri, delle scritture contabili e dei documenti fiscali (art.52 del DPR n.633/72).
La sanzione varia da € 1.032,91 a € 7.746,85,  ed il mancato adempimento rende il documento XML non valido per qualsiasi operazione.

 

PERCHÈ CONSERVARE LA FATTURA ELETTRONICA?

Ora che conosci le conseguenze legate alla mancata conservazione digitale di una fattura elettronica ti spieghiamo perchè questa operazione è obbligatoria.

Come già anticipato, prima di tutto ci sono LEGGI E  NORME da seguire. Esse sono principalmente tre:

NORME FISCALI E TRIBUTARIE
Il Decreto MEF 17 giugno 2014 è la norma di riferimento per le modalità di conservazione. Essa decretava che l’obbligo di conservazione digitale delle fatture elettroniche fosse in capo all’azienda.
Oggi è superata dalla modifica del Dlgs.127/2015, quindi il soggetto coinvolto è l’Agenzia delle Entrate e non più l’impresa.

Nonostante questo, le normi civili sono molto più stringenti.

NORME CIVILISTICHE
Il Codice Civile regola i rapporti delle persone fisiche e delle aziende con i soggetti terzi.

Secondo l’Art.2220 l’obbligo è riferito all’azienda che produce le scritture contabili. Quindi, al contrario delle norme fiscali e tributarie, quelle civilistiche fanno riferimento direttamente all’organizzazione che emette la fattura elettronica.
La fattura elettronica va conservata per 10 anni.

In effetti se fosse in atto una causa civile e se il portale dell’Agenzia delle Entrate non fosse accessibile per motivi tecnici, sarebbe impossibile reperire i relativi documenti.

NORME TECNICHE DEL CAD (Codice Amministrazione Digitale)

Infine, secondo l’art.43, comma 1-bis, se i documenti sono conservati da Enti pubblici o Società Pubbliche cessa l’obbligo di conservazione a carico delle imprese.
Ciò, però, è riferito solamente ai rapporti nei confronti di soggetti pubblici.

Le fatture elettroniche, quindi, nei rapporti B2B dovranno ancora essere conservate digitalmente dalle imprese, soprattutto per obblighi civilistici.

 

Ora che conosci le principali motivi legali, passiamo alle MOTIVAZIONI ORGANIZZATIVE E GESTIONALI.

Il documento fattura è sempre stato, e sempre sarà, un documento fondamentale.
Prima di tutto ti è utile nei rapporti commerciali al fine di avere una panoramica completa delle prestazioni, delle consegne e dei pagamenti.
Secondariamente ti serve nella gestione della catena aziendale per le stime sull’approvvigionamento, sulla produzione e sulle vendite.
Infine, la tracciabilità dei fatti interni ed esterni, oltre che dei dati, è un basilare.

Quindi, la conservazione digitale e la successiva reperibilità delle fatture elettroniche si rivela vitale per qualsiasi azienda, compresa la tua.

 

COME EFFETTUARE LA CONSERVAZIONE DIGITALE

I motivi legali, gestionali ed infine le sanzioni sono i diversi motivi per i quali devi assolutamente dotarti di un software che effettui la conservazione digitale delle fatture elettroniche.

Ti sconsigliamo quello dell’Agenzia delle Entrate e mell’articolo “Conservazione fatture elettroniche, evitare l’Agenzia delle Entrate” ti spieghiamo perchè.

Inoltre, ti ricordiamo che un Conservatore Accreditato non è necessario per la fatturazione elettronica tra privati. Per maggiori informazioni, puoi leggere l’articolo “Conservazione fatture elettroniche, non serve il Conservatore Accreditato“.

Infine, per ottimizzare tempi, costi ed utilità, ti consigliamo un servizio completo ovvero che effettui la fatturazione elettronica attiva e passiva a che permetta la conservazione digitale delle fatture elettroniche, magari anche integrabile al gestionale.

Se sei interessato a questa tipologia di strumenti, puoi provare gratuitamente per 30 giorni ArchiSMALL. Il servizio in cloud è pensato per realtà sia “piccole” che più “grandi” e permette di:

– Importare massivamente o modificare i file XML esistenti
– Inviare le fatture scartate tramite la funzione di reinvio
– Utilizzare la dashboard di ricerca dei documenti per trovare tutto facilmente e velocemente
– Integrarlo con il tuo Gestionale tramite le API
– Utilizzare un form semplice per le diverse operazioni
– Conservare Digitalmente decine di documenti a rilevanza fiscale
– Condividere in modo sicuro i tuoi File su Google Drive e Dropbox
– Ricevere le Fatture Passive senza problemi, il Codice Destinatario è compreso