La Fatturazione Elettronica tra privati entra in vigore il 1 Gennaio 2019.
Questa novità coinvolge tutti i possessori di almeno una Partita IVA.
Meglio cominciare ad informarsi, evita Wikipedia per le informazioni sulla fattura elettronica, rivolgiti ad un professionista e chiarisciti tutti i dubbi.

Via la carta, stop al PDF!
La fattura sarà solo ed esclusivamente in formato XML (eXtensible Markup Language), cioè elettronica. Ricorda che una fattura digitale non è elettronica!

Quindi, hai un gestionale o un software che ti produce questa particolare tipologia di file? Se la risposta è negativa ti conviene “correre ai ripari”, manca poco all’entrata in vigore dell’obbligo.

FATTURA ELETTRONICA E FATTURAZIONE ELETTRONICA NON SONO LA STESSA COSA

Sei sicuro che Wikipedia ti spieghi la reale differenza tra questi due elementi?

La fattura è l’oggetto, la fatturazione il procedimento.
La prima coincide con il file XML, la seconda invece è un processo che si identifica con l’invio, la ricezione e la conservazione digitale (obbligatoria per legge per 10 anni) di tutte le e-Fatture.

COME SI INVIA E RICEVE LA FATTURA ELETTRONICA OVVERO COME GESTIRE IL CICLO?

Ogni e-Fattura deve transitare attraverso lo SdI (Sistema di Interscambio), di proprietà dell’Agenzia delle Entrate.
Questo significa che ogni fattura elettronica che invii o ricevi passerà attraverso questo canale.

Per “dialogare” con lo SdI ovvero per inviare e ricevere le fatture elettroniche potrai utilizzare solamente la PEC, il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un servizio di fatturazione elettronica specializzato (scelta assolutamente raccomandata). In quest’ultimo caso, quindi, si sceglie di rivolgersi ad un intermediario come noi.

Sconsigliamo l’uso della PEC. Inoltre, meglio non conservare digitalmente i file tramite il servizio dell’Agenzia delle Entrate.

Nell’immagine sottostante un esempio della gestione del flusso di fatturazione elettronica con l’utilizzo di una soluzione specializzata di Archivist (ArchiSMALL).
A differenza di Wikipedia, per la fatturazione elettronica puoi rivolgerti a noi, ti daremo tutte le informazioni che desideri.

L’azienda A (potresti essere tu) con l’aiuto di ArchiSMALL crea la fattura elettronica (XML) o, se ha un gestionale che la produce, la importa dall’esterno.

In fase di invio il documento viene firmato digitalmente usando il nostro servizio (non devi acquistare firme digitali da integrare, sono comprese!) e viene anche effettuato un controllo tecnico del file.

Tutto molto semplice, la tua fattura elettronica è pronta e può transitare verso lo SdI. Quest’ultimo, se corretta, la recapiterà al destinatario.

Fonte: non Wikipedia, ma Archivist!!!

Dimentica le modalità tradizionali di invio e ricezione.
Per inviare e ricevere le fatture elettroniche non potrai più utilizzare il PDF via email o la carta tramite le Poste.

I canali di invio sono la PEC, il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un servizio di fatturazione elettronica specializzato (scelta assolutamente raccomandata).

Come fa il Sistema di Interscambio a recapitare la fattura al destinatario corretto?
Per farlo ha bisogno di un identificativo ovvero del Codice Destinatario.

Se sceglierai una soluzione specializzata per la fatturazione elettronica te ne verrà assegnato uno. La stessa cosa succederà ai tuoi fornitori. Quindi, chiedi loro il codice per poter inviare fatture.
(In fase di creazione della fattura elettronica, nel campo <CodiceDestinatario> dovrai inserire il loro identificativo perchè gli venga recapitata correttamente.)

Come comportarsi in assenza di un Codice Destinatario?
Nel caso i tuoi destinatari non ne avessero uno è perchè non utilizzano un servizio di fatturazione elettronica.
Nessun problema utilizza la Posta Elettronica Certificata: in questo caso nel campo <CodiceDestinatario> inserisci 7 zeri e ricorda di indicare l’indirizzo PEC del fornitore.

Se il tuo destinatario non dovesse utilizzare nemmeno la PEC per ricevere le e-Fatture, puoi inviare le fatture elettroniche al suo cassetto fiscale. (Ogni Partita IVA ne ha uno.)

LA CONSERVAZIONE DIGITALE DELLA FATTURA ELETTRONICA

Ogni file XML va conservato digitalmente per 10 anni. Prima di tutto per legge, in secondo luogo perchè questo procedimento informatico da valore legale ai tuoi documenti: in caso di contenziosi potrai utilizzare le tue fatture elettroniche!

Buone notizie: per le relazioni tra privati non serve per forza un conservatore accreditato alla conservazione digitale!

Questa era una panoramica sulla Fatturazione Elettronica. Tralascia Wikipedia ed informati solo da fonti affidabili come Archivist.

I nostro servizi gestiscono l’intero ciclo di fatturazione elettronica inclusa la conservazione digitale.

Richiedi la tua prova gratuita per “vedere da vicino” come funziona la e-Fattura!