Dal 1 Gennaio 2019 le fatture da ricevere saranno in formato elettronico, precisamente XML.

Tale condizione coinvolgerà, naturalmente, tutte le Partite IVA (data l‘obbligatorietà di fatturazione elettronica tra privati imposta dalla Legge di Bilancio 2018) ed anche quelle nel regime dei minimi o forfettari, per le quali l’obbligo non è previsto.

Per ricevere una e-Fattura è indispensabile comunicare al proprio fornitore un “indirizzo di destinazione” presso il quale ricevere il documento elettronico.
Questo indirizzo può essere:

• Codice Destinatario (utilizzabile tramite un servizio di fatturazione elettronica)
• PEC

SCONSIGLIATA LA PEC PER LA RICEZIONE

La gestione della fatturazione elettronica tramite PEC, soprattutto per quanto riguarda la ricezione, è sconsigliata.
Innanzitutto a causa dell’elevato volume di fatture da gestire, secondariamente per l’alto rischio di perdita dati. Inoltre, il flusso delle relative notifiche/ricevute diventerebbe esagerato.

Le principali negatività dell’utilizzo della PEC per la ricezione della fattura elettronica sono le seguenti:

• poca automatizzazione e tempi elevati di gestione
• casella di posta piena
• filtri antiSpam
• cancellazioni ed errori accidentali
• superamento del limite della dimensione allegato (30 MB)

Queste ed altre sono le motivazioni per le quali la Posta Elettronica Certificata per la gestione delle e-Fatture dovrebbe essere evitata.

UTILIZZO DI UN SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA PER RICEVERE FATTURE

Vivamente consigliato è l’uso di un servizio di fatturazione elettronica. Quest’ultimo è normalmente gestito da un Intermediario (solitamente il proprietario) che si occupa della trasmissione e della ricezione delle e-Fatture mediante un sistema specializzato che “dialoga” con lo SdI (Sistema di Interscambio).

L’uso di questa tipologia di soluzione consente di ricevere le fatture elettroniche mediante il Codice Destinatario: questo identificativo di 7 caratteri è univoco per ogni Partita IVA e viene solitamente rilasciato dall’Intermediario. Tale codice dovrà poi essere registrato come Indirizzo Telematico sul sito web dell’Agenzia delle Entrate mediante una procedura guidata.

I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica e della ricezione tramite Intermediario sono:

• Automatizzazione
• Monitoraggio continuo non necessario
• Nessun rischio di perdita dati
• Tempi di gestione bassi
• Integrazione con ERP
• Conservazione digitale automatica (obbligatoria per 10 anni per le fatture elettroniche, si sconsiglia l’uso del servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.)

L’intermediario non deve necessariamente essere accreditato, infatti l’accreditamento è richiesto solo in caso di ricezione di fatture elettroniche (e loro conservazione digitale) della PA.

UN ESEMPIO PRATICO PER LE FATTURE DA RICEVERE

Utilizzando un servizio di fatturazione elettronica e conservazione digitale, la ricezione è assolutamente semplificata.
Il video seguente spiega in pochi secondi come riceverla utilizzando un software in cloud dotato delle funzioni di creazione, invio, ricezione e conservazione.