Un sistema di gestione documentale permette di gestire, condividere ed archiviare file.
Se vogliamo essere più specifici la gestione documentale consiste in un applicazione che gestisce operazioni massive su varie tipologie di documenti, archiviandoli secondo determinate procedure.

La dematerializzazione, invece, consente di ottimizzare i processi interni gestendo a 360° il ciclo di vita dei documenti: dalla creazione fino alla conservazione a norma.

L’articolo 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri datato 3 Dicembre 2013 prevede il manuale di gestione documentale ovvero un documento che delinea tutte le regole per una corretta gestione della documentazione, sia quella archiviata che quella prodotta digitalmente.

Per avviare un vero e proprio processo di digitalizzazione del proprio reparto amministrativo bisogna avvalersi di un protocollo informatico che va a costituire tutta l’infrastruttura di base indicando le condizioni operative per una gestione del flusso informatico più efficace e snello.

QUALI SONO I VANTAGGI CHE DERIVANO DALLA GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE?

I benefici sono molteplici e possono essere riassunti nei seguenti punti:

1 – Produttività migliorata: la ricerca dei documenti fa perdere molto tempo ai dipendenti, utilizzando un sistema di gestione digitale questi tempi possono essere considerati quasi annullati.

2 – Maggiore efficienza: una gestione del lavoro destrutturata può portare ad errori e ritardi, usufruendo di un sistema di gestione documentale completamente digitalizzato gli errori verrano ridotti ai minimi termini

3 – Riduzione dei volumi di carta

4 – Riduzione degli spazi di archiviazione

5 – Riduzione dei costi di gestione e snellimento dei processi

6 – Inalterabilità dei documenti

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