La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Ciò sia per le e-Fatture destinate alla Pubblica Amministrazione (PA), sia per quelle tra privati (B2B).

Il gestore del sistema è l’Agenzia delle Entrate mentre i servizi strumentali e la conduzione tecnica sono gestiti da Sogei, società di Information and Communication Technology del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

Il Sistema di Interscambio:

• riceve le fatture in formato XML
• effettua controlli tecnici sui file
• inoltra le fatture al destinatario

IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO E GLI INTERMEDIARI

La fattura elettronica, inviata o ricevuta, transita attraverso il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, ma tra il soggetto mittente o destinatario si inserisce un’ulteriore figura: l’intermediario.
Esso può essere paragonato ad un postino il quale si assicura che le fatture elettroniche vengano consegnate allo SdI e notifica quando e se il procedimento va a buon fine o eventuali errori.

Un esempio pratico:

la Partita IVA A invia la fattura elettronica in formato XML alla Partita IVA B. Lo fa attraverso un servizio specializzato gestito dall’intermediario e quest’ultimo notifica tutte le informazioni rilevanti al mittente (Partita IVA A).

Il Sistema di Interscambio trasmette la e-Fattura, se corretta, al soggetto B il quale (munito di apposito servizio) dovrà ricevere la fattura elettronica ed accettarla.

Un passaggio cruciale è la conservazione digitale a norma, obbligatoria per 10 anni per la e-fattura.

L’immagine sottostante descrive un’ipotetica situazione. L’intermediario è Archivist e il sistema di fatturazione elettronica utilizzato è ArchiSMALL.

Archivist, intermediario con canale accreditato Sogei, con la propria soluzione (ArchiSMALL) è in grado non solo di creare ed inviare una e-fattura, ma anche di riceverla e conservarla digitalmente.
Tutto il flusso viene gestito in pochi clic e molte procedure sono totalmente automatiche.

Il servizio è in cloud e full outsourcing, pensato per poter gestire la fatturazione elettronica semplicemente e velocemente. La facilità d’uso permettono all’utilizzatore di non dover disporre di conoscenze informatiche o amministrative specifiche e di utilizzarlo fin da subito.