Manuale di gestione documentale: cos’è e a chi serve
Il manuale di gestione documentale è uno strumento obbligatorio ed utile per organizzare tutti i flussi documentali aziendali oltre che alla loro corretta archiviazione. Ecco precisamente a cosa e a chi serve.
Il manuale di gestione documentale è uno strumento che descrive e regola la produzione, gestione e archiviazione elettronica di documenti della Pubblica Amministrazione come previsto dall’art.3 e 5 del DPCM 3 Dicembre 2013.
Cos’è il manuale di gestione documentale?
Questo manuale informatico descrive i principi e le regole per una corretta organizzazione del sistema di gestione documentale. Oltre a ciò contiene istruzioni per una corretta organizzazione dei flussi documentali degli archivi e per il funzionamento ottimale del protocollo informatico. Quest’ultimo elemento costituisce l’infrastruttura tecnico-funzionale.
Il manuale di gestione documentale è suddiviso in due parti:
- Ambito di applicazione, definizioni usate e principi generali del sistema di gestione.
- Procedure di gestione dei documenti e dei flussi documentali.
Il manuale di gestione documentale ha come obiettivo lo snellimento delle procedure e una maggiore trasparenza di tutte le attività amministrative.
Oltre che per le PA è uno strumento utile anche per le imprese perchè fornisce istruzioni dettagliate rispetto alla digitalizzazione dei processi aziendali.
A chi serve il manuale di gestione documentale
Il manuale è utile, prima di tutto, all’operatore di protocollo ovvero a colui che deve eseguire correttamente le operazioni di gestione documentale.
Inoltre, il manuale di gestione documentale serve all’utente per comprendere come gestire i documenti e come collaborare nella gestione documentale stessa.
In ogni Pubblica Amministrazione deve essere presente un Responsabile di gestione documentale, in questo modo il sistema documentale e tutti i processi amministrativi e di sicurezza sono definiti e monitorati in modo corretto al fine di garantire stabilità all’operatività della PA.
