I processi di lavoro aziendali sono una componente naturale e necessaria di ogni organizzazione.
Riuscire ad individuarli, gestirli al meglio ed analizzarli permette all’azienda di procedere secondo un’ottica di miglioramento continuo.

Si parla, quindi, di workflow management che si concretizza attraverso l’uso di software per la gestione dei flussi di lavoro.

La definizione di workflow è la seguente: creazione di modelli e gestione digitale dei compiti e dei diversi attori coinvolti nella realizzazione di un processo. Il flusso di lavoro riguarda perciò non solo le mansioni e le persone che sono dedicate alla loro realizzazione, ma anche tutte le informazioni coinvolte nel processo.

Il workflow management fa riferimento alla gestione dei processi (Business Process Management, BPM) e alla gestione documentale (Document Management).
In questo modo è sempre possibile:

• analizzare lo stato del processo;
• avere a disposizione un’area cloud nella quale vengono incamerati dati, attività ed eventi connessi ai processi aziendali.

Le persone che partecipano ad un workflow sono coloro che eseguono un’attività legata ad una particolare mansione e che interagiscono con sistema di gestione dei processi aziendali.

La gestione documentale è una componente della gestione dei workflow aziendali. La gestione dei documenti ha innumerevoli vantaggi e attraverso le gestione digitale delle informazioni è possibile organizzare al meglio il lavoro quotidiano.

Per effettuare queste procedure serve software di gestione documentale. Esso è sviluppato per avere le informazioni sempre reperibili in modo veloce e semplice sia per rendere immediatamente utilizzabili le informazioni e i documenti necessari a svolgere le proprie attività. Questa tipologia di tecnologia, inoltre, rende la fruizione dei dati più sicura e controllata.

Le caratteristiche della gestione documentale in ottica di workflow management: