Fattura ElettronicaCome gestire la protocollazione delle fatture elettroniche | Archivist

5 Febbraio 2019

Come gestire il protocollo delle fatture elettroniche d'acquisto

Ecco le modalità con cui gestire il numero di protocollo delle fatture elettroniche di acquisto

La fatture di acquisto vengono solitamente corredate da un numero progressivo di registrazione.
Questo identificativo era utile per la contabilizzazione delle fatture nei registri IVA e per l’identificazione della fattura.
Ad oggi il numero di protocollo per le fatture elettroniche non è più necessario.

Il Decreto Legislativo 119/2018 inserito in Gazzetta Ufficiale il 20/10/2018 ha semplificato la registrazione degli acquisti e ha cambiato la protocollazione delle fatture elettroniche.
Come saprai, dal 1 gennaio 2019, tutte le fatture ricevute saranno solamente in formato elettronico, precisamente in formato XMLperciò la modalità di registrazione dei progressivi cambierà.

Le informazioni del cedente/prestatore, la data e il numero di documento saranno sufficienti perchè l’Agenzie delle Entrate identifichi il documento fiscale e la relativa transazione commerciale anche senza fare riferimento alla classica numerazione delle fatture.

COME INSERIRE IL NUMERO DI PROTOCOLLO IVA NELLE FATTURE ELETTRONICHE

Premessa: la protocollazione delle fatture elettroniche serve solamente per la contabilità interna, l’Agenzia delle Entrate non tiene traccia nè controlla questo aspetto che rimane interamente legato alla gestione aziendale.
Precisiamo quindi che i servizi di fatturazione elettronica e conservazione digitale che andrai a scegliere potrebbero non gestire il numero progressivo o la numerazione del file XML.

Le nuove disposizioni normative hanno quindi apportato una semplificazione della registrazione degli acquisti, dato che non c’è più nessun obbligo di numerare o indicare il numero di protocollo nei registri IVA.

La protocollazione delle fatture elettroniche, quindi, non serve per la fatturazione elettronica quanto per un fatto organizzativo interno.

Generalmente, se il gestionale ne è dotato, puoi utilizzare la funzione di precaricamento della testata della fattura oppure dovrai registrare un numero di protocollo della fattura elettronica manualmente.
Potrai “protocollare” quando vorrai, la data contabile sarà quella di ricezione.

Quando riceverai le fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio utilizzando il tuo servizio di fatturazione elettronica l’acquisizione delle stesse sarà automatica.

L’associazione tra fattura elettronica di acquisto e registro contabile potrai effettuarla indicando all’interno del registro acquisti l’identificativo del file.

NUMERO DI PROTOCOLLO PER LA CONSERVAZIONE DIGITALE

Lo stesso discorso vale per la conservazione digitale delle fatture elettroniche: la e-Fattura è conservata tramite il servizio prescelto e non servirà più il numero protocollo del documento fiscale.

Attraverso un servizio di fatturazione elettronica e conservazione digitale come ArchiSMALL, la fattura viene ricevuta ed automaticamente conservata digitalmente ogni mese. Ecco quindi un esempio di automazione e semplicità!

Per avere un esempio pratico del fatto che il protocollo delle fatture elettroniche non sia più richiesto dall’Agenzia delle Entrate, puoi guardare un nostro video che ti mostrerà come avviene la fatturazione passiva.