Gestione DocumentaleProtocollo informatico per la gestione dei documenti | Archivist

12 Aprile 2019

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Cos’è il protocollo informatico per la gestione dei documenti

Il protocollo informatico: cos’è, per quale motivo è utile e quali sono le norme che lo regolano.

Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software di protocollo informatico.

Il Responsabile del servizio si occupa quindi della coordinazione di tali procedure e tecnologie. Tutto ciò viene regolato e documentato nel manuale di gestione del protocollo informatico.

La protocollazione dei documenti mira alla dematerializzazione di tutti i flussi documentali. Questo obiettivo comporta, infatti, numerosi vantaggi.

 

Protocollo informatico, la normativa.

Il protocollo informatico è definito come tale dal dal Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).

Il Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165  art.1 comma 2 indica come le Pubbliche Amministrazioni siano obbligate a gestire la il protocollo informatico tramite sistemi informativi automatizzati, quindi utilizzando software di protocollo informatico.

Anche se tale disposizione è inerente alla gestione documentale e alla dematerializzazione nell’ambito delle PA, il concetto e l’approccio possono essere applicati in ogni processo di workflow inerente la gestione dei documenti aziendali.

Il Decreto del 14/10/2003, invece, specifica le linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico delle procedure di gestione documentale.
Riassumendo, possono essere individuati 4 adempimenti minimi che le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a rispettare:

  • Creare e implementare un piano di sviluppo dei sistemi di gestione dei documenti e dematerializzazione. Occorre anche individuare le aree organizzative e gli uffici.
  • Nominare i responsabili dei servizi.
  • Scrivere e adottare il manuale di gestione documentale
  • Adottare un software di gestione documentale che preveda almeno il nucleo minimo del protocollo informatico.

Protocollo informatico, i vantaggi.

Attraverso lo strumento del protocollo informatico si intendono perseguire diversi obiettivi che, sostanzialmente, si concretizzano in diversi vantaggi:

  • Eliminare i registri cartacei.
  • Ridurre gli uffici di protocollo.
  • Rendere più snello e sicuro il flusso documentale.
  • Utilizzare software di gestione documentale che permettano l’accesso agli utenti al fine di visualizzare documenti e workflow per avere sempre un quadro completo e trasparente dell’amministrazione dell’organizzazione.
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