Il Responsabile della gestione documentale è una figura professionale obbligatoria all’interno della Pubbliche Amministrazioni. Egli è una parte fondamentale del processo di gestione documentale.

Il DPCM 3 Dicembre 2013 conosciuto come “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” è la normativa che prevede non soltanto la nomina del responsabile della gestione documentale, ma ne sancisce anche le funzioni principali.

Solitamente il Responsabile della gestione documentale lavora in sinergia con il Responsabile della conservazione e il Responsabile della privacy. Insieme dovranno redigere e vigilare il Manuale di gestione che si andrà ad integrare con il Manuale del responsabile della conservazione.

Il soggetto da individuare dovrebbe essere una persona dotata di potere d’azione e decisionale idoneo alle responsabilità che questa figura detiene.
Occorre quindi studiare l’organigramma e la struttura organizzativa dell’ente al fine di individuare il soggetto più adatto.

Al Responsabile della gestione documentale vengono delegate le seguenti 5 funzioni:

1. PREDISPORRE LO SCHEMA DEL MANUALE DI GESTIONE
   Le norme inerenti al protocollo informatico, alla gestione dei flussi documentali e alla gestione degli archivi sono contenute nel manuale di gestione. Quest’ultimo deve quindi essere necessariamente redatto.
2. PREDISPORRE IL PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
   La formazione, la trasmissione e la conservazione dei documenti devono avvenire nella massima sicurezza. Insieme al responsabile della conservazione /o al responsabile dei sistemi informativi il responsabile della gestione documentale devono attuare tutte le misure necessarie per garantire tali presupposti.
3. DEFINIRE I CRITERI MINIMI PER IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
4. GESTIRE IL PROTOCOLLO INFORMATICO
   Il protocollo informatico corrisponde alle procedure ed infrastrutture impiegate per la gestione documentale. Per questo motivo occorre eliminare tutti i protocolli diversi da quello informatico ovvero protocolli di settore o di reparto, protocolli multipli, protocolli di telefax.
5. PRODUZIONE DEL PACCHETTO DI VERSAMENTO
   Oltre alla produzione del pacchetto serve che quest’ultimo venga versato nel sistema di conservazione digitale.
   Il pacchetto corrisponde all’insieme di informazioni e dati inviati al sistema di conservazione digitale.